编辑Word文档的不良习惯

juice~

1、使用空格键完成缩进
　　对于中文输入，典型的格式使每段的开始空出两个汉字的距离，许多初学者，往往是用空格键来完成汉字的缩进，这是不正确的。因为对于不同的字体，其空格宽度也不尽相同很难使用固定的空格来实现正好两个汉字的缩进。另外在进行增删文字之后也极易造成所近距离得混乱。应该使用拖动缩进标志的方法来实现文字的缩进，按着Alt键的同时拖动可以实现缩进距离的微调。当然最好的方法还是使用Word 2000样式列表中的“正文（首行缩进两字）”样式。
2、添加空格进行对齐
　　要谨慎使用空格进行文字的对齐，特别是对一些居中放置或者是*右放置的文字，不要在文字前按下一大堆空格来使文字达到的效果，应该使用制表位及右对齐、居中等工具按钮，这样才能在你对文字进行增删操作时，文字的位置也发生相应变化，确保始终处于对齐位置。
3、用回车键换行
　　不要在一行中任意按下回车键，回车键仅仅用于结束一个段落。当你连续输入是，文字会按照设定的页面自动换行，即使在行末按回车键也不妥，在修改文档时也很容易造成右边文字的参差不起。如果只不过是想换行，可以使用软回车“Shift+Enter”。
4、连续按回车换页
　　如果希望将某段文字放置在下一页，不要连续按下回车键以开始新的一页，应使用Word“插入分页符”功能，在准备作为下一页的位置按下“Ctrl+Enter”。这样才能保证该文字始终处于新页面的第一行，否则当你更改前面的文字时，会影响该文字的起始位置。正确使用回车键和空格键，就能有效避免排版弊端，否则只能给自己添乱。
文档页面自行滚动
　　通过显示器阅读较长的文档，如果鼠标没有滚动功能，非常的不方便。其实在Word2000中，通过简单的设置，完全可以实现。
1、打开“工具—自定义）菜单，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，点击“类别”中“所有命令”，在“命令”对话框中找到“Autoscroll”命令。
2、然后把“Autoscroll”拖动刀工具栏的合适位置，松开鼠标后，会出现“自动滚动”按钮。
　　以后在阅读文档的时候，只要单击这个按钮，上下移动鼠标，页面就会出现自行滚动。鼠标上下移动的幅度可以调节页面滚动的速度。再次单击鼠标，鼠标就回到正常状态。
Word中快速查找内容
　　单击“编辑”菜单中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入要查找的内容，即可。当单击“取消”按钮回到编辑窗口之后，还可以通过按“Shift+F4”键来完成重复查找的工作。利用此快捷键继续查找时，Word不再显示“查找与替换”对话框，而是按照上次查找的内容来搜索，并反白显示搜到的文本。用“查找”中的“高级”设置查找选项，还可以查找特殊字符、特定格式、特定格式的文本等内容。
解决Word文档显示混乱三种方法
　　你是否有过打开一个Word后，发觉内容显示混乱，甚至还有乱码。一般来说，很有可能表示该文档已经损坏了。如果其中有较为重要的东西，就这样弃而不管，不是太可惜了，那就试试把它恢复正常吧。
一、文档格式法
　　这种方法是指你可以将损坏的Word文档转换为另一种格式，然后再将其转换回Word文档格式。这是最简单和最彻底的文档恢复方法。所以如果遇到显示混乱的情况，推荐首先使用这种方法。
步骤如下：
　　1、在Word中打开损坏的文档后，选择“文件—>另存为”，在“保存类型”列表中，选择“RTF格式（*.rtf）”，然后单击“保存”按钮。
　　2、关闭损坏的文档，打开刚才保存的RTF格式文件，选择“文件—>另存为”，在“保存类型”列表中，选择“Word文档（*.doc）”，然后单击“保存”按钮。
　　3、关闭RTF文档，打开修改后的Word文档。
Word文档与RTF的相互转换将保留其格式，如果这种转换没有纠正文件损坏，则可以尝试与其他字处理格式的相互转换，这将不同程度的保留Word文档的格式。如果使用这些格式均无法解决本问题，可将文档转换为纯文本格式（*.txt），再转换回Word格式。由于纯文本的简单性，这种方法有可能更正损坏处，但是Word文档的所有格式设置都将丢失。
二、重设格式法
　　Word用文档中的最后一个段落标记关联各种格式设置信息，特别是节与样式的格式设置。这样我们就可以将最后一个段落标记之外的所有内容复制到新文档，就有可能将损坏的内容留在原始文档中。
步骤如下：
　　1、在Word中打开损坏的文档，选择“工具—>选项”然后选择“编辑”选项卡，取消“使用智能段落选择范围”复选框前的勾。取消选中该复选框，选定整个段落时，Word将不会自动选定段落标记，然后单击“确定”按钮。
　　2、选定最后一个段落标记之外的所有内容，方法是：按“Ctrl+End”组合键，然后按“Ctrl+Shift+Home”组合键。
　　3、在常用工具栏中，依次单击“复制”、“新建”和“粘贴”按钮。
三、重见模板法
　　Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该文件被损坏，Word文档也有可能问题。
创建新的Normal模板的步骤如下：
　　1、关闭已打开的Word的程序
　　2、选择“开始—>查找—>文件或文件夹”，在“名称”框中，键入“Normal.dot”，在“搜索”下拉列表中选择安装Word的分区，然后单击“开始查找”按钮。
　　3、右键单击搜索结果列表中的“Normal.dot”，然后选择菜单中的“重命名”，输入新的名称，然后确定。
　　4、启动Word程序。
　　由于Word无法识别重命名后的Normal.dot文件，Word只能重新创建一个新的Normal模板。创建新的Normal后，可以尝试打开损坏的文档。如果问题解决了，那就表明旧的Normal模板确实已经损坏。此外，如果你的文档还用到了Normal.dot之外的其他模板，为解决问题，也请尝试重新创建模板或使用它的较早版本。如果你无法恢复损坏文档的内容，那么可能需要你重新创建部分或整个文档了。
恢复空白文档 实现Word个性模板 最近在WORD里又出现了新的难题：汪老师打电话来找钮老师求助：她的WORD出故障了，每次打开都不是空白文档，新建一个也不行。怪怪！又是新问题，没碰到过，于是就上网查资料：原来是模板被改了，还好操作还是比较简单的，钮老师很快帮汪老师解决了问题，我也自己尝试了一下，以备后用嘛！ 比如：用Word建立的文件默认页面是A4大小，即宽210毫米、高297毫米。但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置，同时，Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的，必须使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。 ①进入WordXP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为C:\\Windows\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为C:\\Documents and Settings\\用户名\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，你必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。 ②单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示。笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米。 ③单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色）。 ④单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件。 ⑤再次进入C:\\Windows\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。

咯咯骡子

我以前也经常这样！
看了以后会改正的！

路飞

文章太长了，路过定一下